Публикация ЗАО РЦ «Практик»: Бизнес избавляется от бумажной рутины

В мартовском номере журнала «Тульский бизнес журнал» вышла наша публикация.

Веб версия публикации представлена ниже:

Бизнес избавляется от бумажной рутины

Российские компании начинают использовать интернет для обмена документами

Как известно, в России практически 100 % юридически значимого документооборота между контрагентами происходит на бумаге. В стране циркулирует около 45 млрд. первичных документов ежегодно – договоры, акты, накладные, счета-фактуры. Между тем, сейчас есть возможность оцифровать этот процесс – передавать документы в электронном виде, не дублируя их потом на бумаге. Для того, чтобы такая система работы с документаций стала возможной, компании могут использовать функционал «БезБумаг» (процесс построен на основе системы «Диадок», разработчиком ее является компания СКБ Контур). Электронные документы, переданные через «БезБумаг» имеют юридическую силу – то есть абсолютно равносильны привычным бумажным документам с подписью и синей печатью. О преимуществах такого решения и экономической выгоде для предприятий при «оцифровке» бумажных процессов мы беседуем с руководителем Тульского филиала ЗАО «Расчетный центр «Практик» Владиславом Дорошенко.

– Зачем предприятиям переходить на электронные документы?

– Бизнес хочет быть быстрее и эффективнее. Стремится повышать рентабельность, оптимизировать затраты. Сейчас для решения всех этих задач есть простой метод – перевод внешнего документооборота с партнерами по бизнесу (клиентами, поставщиками) в электронный вид. Любая деятельность в России сопровождается бумагами. Мы их в несметном количестве шлем другу – почтой или с курьером, в соседний офис или на другой конец страны.

– А наше законодательство позволяет использовать счета-фактуры и другие документы в электронном виде?

– Да. Договоры, акты, накладные, счета-фактуры – все эти документы компании могут передавать друг другу через Интернет с использованием соответствующих технологий. Исключения составляли только счета-фактуры, для которых законом оговаривался строго «бумажный» вид. Сейчас это препятствие устранено – практически вся нормативно-правовая база для использования счетов-фактур в электронном виде, утверждена. То есть компании могут обмениваться документами через интернет как между собой, так и потом предоставить их прямо в электронном виде в налоговую. Через нашу систему обмена электронными документами «БезБумаг» компании уже эффективно работают. За 2011 год через систему было передано более 4 млн. юридически значимых электронных документов. Вся информация передается мгновенно, по защищенным каналам связи и подписывается электронной цифровой подписью.

Также ряд пилотных проектов по внедрению системы запущены в крупнейших отраслеобразующих предприятиях - Metro Cash&Carry, Мегафон, Русал, Nestle, Ростелеком и др.

- Расскажите, об алгоритме работы с «БезБумаг»?

- Как Вы понимаете, документы формируют и визируют в электронном виде, а затем по телекоммуникационным сетям направляют контрагенту. Партнер по бизнесу также просматривает счета-фактуры в компьютере, в свою очередь пописывает и пересылает своему виза-ви. Программа настроена на тройное резервирование документа, поэтому потерять его не возможно. Наряду с этим, существует специальный интеграционный модуль по взаимодействию с любыми корпоративными учетными системами клиентов, в том числе и с 1С. Замечу, что разветвленная сеть представительств разработчика системы СКБ Контур (их более 800 по России) позволяет компании самой подключиться в любом городе и подключить всех своих контрагентов – даже если они территориально разбросаны по всей стране.

- А сколько компании придется инвестировать в проект по переходу на электронные документы? Преимущества конечно ясны – мгновенная скорость передачи, безопасность. Но все ли компании смогут себе это позволить?

На самом деле наши клиенты как раз принимают решение об использовании электронных документов во внешнем документообороте именно с целью сократить текущие издержки.

В среднем, пакет бумажных документов обходится компаниям от 80-120, а то и 150-ти рублей - печать, расходные материалы, услуги почты и курьера, при доставке контрагенту, а также ведение архива. В системе электронного документооборота стоимость одного документа существенно ниже. Кроме сокращения издержек, ЭД исключает все риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением бумаг.

- Какие основные технические требования подключения к системе «БезБумаг»?

- Довольно простые. Конечно же, выход в сеть Интернет. Кроме того, предприятие или организация, решившие воспользоваться услугами системы «БезБумаг» должны иметь комплект программного обеспечения для работы с электронной подписью.

Сегодня мы предлагаем предприятиям запускать совместные тестовые проекты с «БезБумаг». В рамках тестового проекта мы подразумеваем настройку совместимости «БезБумаг» с учетной системой компании и тестовый обмен электронными документами с одним или более контрагентами. Надеемся, что «БезБумаг» позволит компаниям, как средним, так и крупным, повысить эффективность своего бизнеса и, как следствие, конкурентоспособность.

PDF версия публикации