Что тормозит развитие электронного документооборота в России?

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в текущем году отмечает 20-летие, а рынок юридически значимого ЭДО - 2 года.

Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать  данному показателю за рубежом,  работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.

По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.

Что же тормозит развитие электронного документооборота  в России?

1.            Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа

Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.

Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.

Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.

1.           Закрытие документов задним числом

В нынешней практике бумажного документооборота для части российских компаний нормой жизни является составление документов “задним” числом — например, в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). То есть, оформленные таким образом, такие документы выставляются контрагентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде.

С электронными документами такая модель работы пока не реализуема: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен/получен. Дату “задним числом” поставить нельзя.

В конце 2012 г. в ходе разработки дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования в рамках работы Агентства стратегических инициатив было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС, т. е. до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предусмотрено, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара (работы, услуги), либо в периоде получения счета-фактуры при соблюдении остальных необходимых условий.

Пока такая норма не появилась. А она могла бы снизить барьер для перехода на ЮЗЭД для значительной части предприятий.

2.            Необходимость обучить персонал электронной работе.

Большую роль играет человеческий фактор, так как многим сотрудникам удобнее читать по бумаге и делать на ней записи, чем работать в программе.

Необходимость  создания команды внедрения, адаптация бизнес-процессов документооборота предприятия к новому электронному обмену документами, обучение и консультирование сотрудников не редко становится причиной затягивания и переносов сроков внедрения.

3.           Неготовность ИФНС полностью отказаться от бумаг

Уже относительно давно ФНС говорит о готовности принимать электронные счета-фактуры.

В настоящее время существуют лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС готова принимать от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. Если предприятие использует электронный формат, отличный от рекомендуемого ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке необходимо создавать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа. Такой переход от «цифры» к бумаге объясним: информационная система ФНС не в состоянии распознавать и учитывать все то разнообразие форм и видов документов, которые разрабатывает бизнес для своих задач.

Нередки случаи, когда требование о предоставлении документов приходит на бумаге, хотя компания уже использует электронные счета-фактуры, и в соответствии с регламентом обмена, налоговая об этом знает. Бухгалтеру приходится забыть о прекрасной возможности быстро, несколькими движениями руки, отправить пачку документов в налоговую. Вместо этого он распечатывает эту пачку документов, заверяет и, как обычно, несет ручками или отправляет по почте.

Читать полностью на Хабре