Документ объявлен в розыск

Содержание:

• Сбор бумажных документов по требованию ИФНС
• Штрафы за несоблюдение требований ИФНС
• Удобный поиск электронных документов в Диадоке

Сбор бумажных документов по требованию ИФНС

В спорных случаях налоговая инспекция направляет в организацию требование о представлении списка необходимых документов для подтверждения хозяйственной деятельности. Порядок представления документов закреплен в статье 93 НК РФ и описывает для налогоплательщика случай представления документов в виде бумажных и электронных копий.

Необходимо:

• найти оригиналы документов;
• сделать и заверить копии подписью ответственного лица;
• скрепить в установленном законом порядке;
• отправить копии вместе с сопроводительным письмом в налоговый орган лично, по почте или с курьером.

В отношении копий документов, представляемых в налоговые органы, нужно руководствоваться приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

Налогоплательщик собирает необходимые документы, делает и заверяет копии. При этом, если часть документов из списка требования находится в электронной форме, их нужно распечатать и также заверить.

Напоминаем, что с 4 января 2019 года установлены правила оформления бумажных документов для ИФНС. Все листы многостраничных бумажных документов должны быть разделены на части, объем каждой части не может превышать 150 листов. Каждая часть (том) прошивается отдельно, нумерация листов производится, начиная с единицы, сплошным способом. Прошивка должна обеспечивать свободное перелистывание, копирование, просмотр и чтение текста, даты, виз, резолюций каждого листа. В сопроводительном письме указывается дата, номер требования представления и общее количество листов документов. К письму необходимо сделать и приложить опись представленных документов.

При представлении многостраничных документов на бумажном носителе в большом объеме налогоплательщик несет достаточно ощутимые временные, трудовые и материальные затраты. На поиск и отправку документов напрямую влияют внутренние и внешние факторы, которые иногда делают эту задачу невыполнимой.

Рассмотрим возможные риски, приводящие к нарушению требований ИФНС:

• документы утрачены из-за пожара, хищения, утери и пр.;
• ответственное лицо длительное время отсутствует в офисе и не может заверить бумажную копию;
• сотрудник, ответственный за бумажный архив, уволился или заболел;
• документы собраны, но оформлены без соблюдения последних требований законодательства (приказа ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628);
• пакет бумажных документов собран, оформлен в соответствии с требованиями, отправлен курьером, но курьерская служба не смогла вовремя их доставить.

Если по одной из перечисленных причин инспекция не получит письменного подтверждения по завершению сделки, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

• доначисление налогов по прибыли или НДС;
• штраф за нарушение норм учета;
• риск потери репутации компании.

Штрафы за несоблюдение требований ИФНС

Нарушение правил представления документов по требованию инспекции, порядка и сроков хранения первичных документов влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере, соответствующем применяемой статье НК РФ:

• Непредставление документов и сведений в ФНС (ст. 126):

П. 1 ст. 126 влечёт ответственность за несвоевременную сдачу документов в налоговую инспекцию в размере 200 руб. за каждый неполученный документ.

П. 2 ст. 126 применяется при встречных проверках и грозит штрафом субъектам, которые отказались подать имеющиеся у них сведения о другом налогоплательщике по запросу ФНС, либо предоставили недостоверную информацию о нем. Размер штрафа составляет 10 000 руб.

Для привлечения к ответственности по ст. 126 необходимо подтверждение, что такие документы имелись у налогоплательщика, либо он должен был их оформлять в силу прямого указания закона или иных нормативных правовых актов.

• Неправомерное (несвоевременное) несообщение информации налоговикам (ст. 129):

П. 1 ст. 129 предусматривает штраф для налогоплательщиков, которые не сообщили сотрудникам ФНС необходимые сведения или своевременно не передали требуемую информацию. Нарушителям грозят штрафные санкции в размере 5000 руб.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации возложена на руководителя (ст. 17 Закона № 129-ФЗ). У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета возлагается непосредственно на него самого.

Удобный поиск электронных документов в Диадоке

Электронный документооборот может изменить качество работы в компании и помочь сэкономить деньги и время.

Налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в форматах, утвержденных и рекомендованных ФНС, регламентируется Приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16. Такие форматы уже разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала счетов-фактур, товарной накладной, акта приемки-сдачи работ (услуг), УПД.

25% пакета документов в подарок

действует до 31 декабря 2019 года

Чтобы воспользоваться предложением «25 % пакета документов в подарок», оставьте заявку. Специалист Диадока перезвонит по указанному номеру и поможет активировать услугу.

Участвовать в акции может любая организация, которая ранее не отправляла документы через Диадок.

Заказать

Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16, утвердивший новый xml-формат электронной описи, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками, дал организациям возможность представить по ТКС документы и в xml-формате, и бумажные документы в виде скан-образов. Бумажные документы нужно отсканировать с сохранением реквизитов, перевести в форматы jpg, pdf или tif и заполнить поля мета-информации.

Вы подключаетесь к системе электронного документооборота Диадок, чтобы получить эффективный инструмент управления электронными документами. В зависимости от задач вашего бизнеса сервис может быть встроен в вашу учетную систему, интегрирован с системой обязательной маркировки товаров, для обмена документами с клиентами других операторов электронного документооборота можно настроить роуминг. Такой современный цифровой продукт разработан компанией СКБ Контур, которая имеет федеральную сеть сервисных центров, оказывающих консультационные услуги.

С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд. Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. При работе в веб-версии для поиска документа по номеру можно воспользоваться строкой «Поиск по всем документам» или функциональностью «Расширенный поиск».

С подключением к сервису Диадок у вас появляется возможность все «бумажные» процессы перенести в цифровое пространство: создание, согласование, подписание, доставку и хранение документов. Документы можно загружать с компьютера, отправлять из 1С или создавать в Диадоке. Счета-фактуры, акты, накладные и УПД автоматически создаются в формате, утвержденном или рекомендованном налоговой — сотрудникам остаётся только заполнять нужные поля. Подписывать документы можно будет при помощи квалифицированной электронной подписи. Это прямой аналог синей печати и личной подписи.

Для подключения к сервису Диадок обратитесь в «Расчётный центр «Практик», официальному партнёру СКБ Контур с 2005 года, и оставьте заявку. Мы удалённо продемонстрируем функциональность сервиса, определим схему действующего документооборота, определим количество пользователей, участвующих в движении документов, подберём соответствующий тариф и выдадим сертификат квалифицированной электронной подписи.

После внедрения электронного документооборота не останавливайтесь на достигнутом. Используйте современные методы планирования, производства и коммуникации!