Электронная накладная

Электронная транспортная накладная — это документ, подтверждающий факт перевозки груза. Она равноценна бумажному варианту, и сейчас ей могут пользоваться все грузоперевозчики страны. Министерство транспорта РФ старается популяризировать электронные накладные и даже запустило эксперимент в 6 регионах на октябрь 2020 года, чтобы организации могли обмениваться документами через прототип единого цифрового сервиса. Но пока проект ведомства не вышел за рамки пилотного, грузоперевозчикам следует самостоятельно подготовить себя к нововведениям.

Пять причин для перевода накладных в онлайн

Электронные накладные помогут бизнесу быстрее обмениваться информацией с деловыми партнерами.

1. Можно оплатить услуги перевозчика сразу после доставки груза на склад. Не нужно ждать, пока стороны согласуют детали в документах или получат на руки подписанные обоими контрагентами экземпляры. Все операции проводятся в онлайн-сервисе, поправки в электронные транспортные накладные можно внести в течение 5 минут, если они несущественны.
2. У документов отсутствует риск утраты. Бумажные экземпляры сопровождают груз на протяжении всей дороги, и за это время на них может стереться краска, они могут порваться или потеряться. Электронные накладные хранятся на сервисе оператора документооборота, и с ними можно ознакомиться в любой момент. Их невозможно потерять или уничтожить, если того не захотят сами контрагенты.
3. Можно проследить информацию о грузе. Нередко заказы разбивают на несколько отправлений для удобства транспортировки. Если по невнимательности получатель забрал не все товары, то часть из них может вернуться отправителю. Бумажные документы не позволяют оперативно понять, какой груз был принят, а какой — нет. Электронные накладные меняют статус в системе, если товар был получен. Благодаря этому риски неполучения грузов снижаются.
4. Автоматизированное оформление сделок и экономия времени. Грузоперевозчики теряют клиентов из-за «живой очереди» получателей и отправителей. Виртуальные документы помогают снизить нагрузку на складских работников.
5. Уменьшение количества документов в архиве. Транспортные накладные стандартно делаются в 3 экземплярах: для получателя, отправителя и самого перевозчика. Закон обязывает хранить эти документы, чтобы подтвердить реальность сделки и направить их в отчетный период в налоговую инспекцию. Электронные накладные не нужно хранить в архивах: они сохраняются на серверах оператора документооборота. Если кому-нибудь понадобится бумажный экземпляр документа, его в любой момент можно распечатать. При этом не потребуется ехать к контрагенту или направлять ему письмо, чтобы он подписал транспортную накладную: она уже будет подписана сторонами в цифровом виде.

Электронные накладные содержат те же сведения, что и их бумажные аналоги. В них описываются сроки доставки груза, условия погрузки и разгрузки, размер штрафных санкций за невыполнение обязательств, вид транспорта, который перевезет товар.

Законны ли электронные накладные?

Электронные транспортные накладные законны, их оформление разрешается:

• постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 года — в нем определен порядок документооборота для грузоперевозчиков;
• законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, который указывает, что любой первичный бухгалтерский документ может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде;
• письмом ФНС РФ № ЕД-4-15/5364@ от 23 марта 2017 года, которое разрешает транспортным организациям отчитываться перед инспекцией, прикрепляя виртуальные документы.

Электронные накладные принимаются и страховыми компаниями, чтобы возместить утрату или порчу груза.

Порядок работы

Работа с электронными транспортными накладными строится в следующем порядке:

• грузоотправитель в своей программе ЭДО составляет документ, подписывает его электронной подписью и направляет оператору, предварительно присвоив накладной идентификационный номер;
• оператор грузоотправителя передает данные перевозчику, который дополняет файл информацией о фактическом состоянии груза, транспортном средстве, которое повезет товар, после подписывает документ и также направляет его своему оператору ЭДО;
• информация о грузоперевозке направляется отправителю и получателю;
• до или во время поездки в электронную накладную могут вноситься изменения: замена водителя, автомобиля, перенаправление товара, проверка на определенном маршруте;
• получатель позднее принимает или отказывается принять груз, описывает его состояние, подписывает документ цифровой подписью, который рассылается перевозчику и отправителю.

Если оказанная услуга устроила все стороны, документ «закрывают», и его можно использовать для отчетности перед ФНС РФ. Также электронные накладные используются в качестве доказательств во время судебных споров.

Расчетный центр «Практик» поможет внедрить ЭДО в транспортную компанию как с малыми, так и с большими оборотами. Мы подберем тарифный план, подходящий именно для вас: например, если в год планируется обменяться с контрагентами 1200 документами, то за все придется заплатить 7800 руб. Если выявится необходимость в дополнительных исходящих сообщениях, то одно будет стоить всего 6,5 руб. Чем больше документооборот, тем дешевле компании будут обходиться электронные отправления. С нами сотрудничают уже более 10 тыс. клиентов, среди которых DHL, Rambler и «Газпром-Медиа Холдинг». Перед заключением договора рекомендуем ознакомиться с разделом «Акции», чтобы оформить ЭДО на льготных условиях.