Электронная подпись: что это такое, и почему я должен ее обязательно установить?

Учитывая современные темпы развития бизнеса, необходимость оперативного согласования решений и заключения в кратчайшие сроки договоров, любой менеджер неминуемо начинает искать способы оптимизации своей ежедневной деятельности. Рано или поздно владелец бизнеса, качественный и эффективный управленец приходит к пониманию того, что автоматизация бизнес-процессов – это залог успеха. Однако, только успев почувствовать все преимущества электронного документооборота, работы с системой государственных закупок, предприниматель сталкивается с рядом досадных трудностей:

• электронное письмо или учетная запись, под которой он работает, могут быть легко взломаны;
• большинство контрагентов скептически относится к электронным документам и предпочитает их бумажный аналог;
• подтвердить авторство текстов, контента в сети интернет.

ЭЦП – как аналог бумажной подписи в электронном пространстве. Источник: fss.ru

Решение данных проблем лежит в получении и использовании ЭЦП. Что же такое – электронная подпись? ЭЦП – это информационный элемент, который создается для различного вида данных и подтверждает их подлинность и аутентичность. Для чего нужна электронная подпись? Вот лишь некоторые сферы ее применения:

• Наличие подписи на документе в информационном пространстве Рунета позволит однозначно определить не только создателя документа и носителя авторских прав, но и дату публикации, что крайне полезно при возникновении спорных ситуаций.
• Сдача отчетности в ПФР, ФНС без длительного стояния в очередях и личного присутствия.
• ЭЦП позволит руководителю делать онлайн пометки к присылаемым документам, без нанесения вреда для последнего. Независимо от того, будет ли документ передан по электронной почте, Skype или на usb-носителе получатель легко сможет удостовериться в подлинности комментариев.
• Использование ЭЦП для подписи документов станет незаменимым при широко развитой филиальной сети и необходимости получения согласования в головном офисе компании. Устаревшая система пересылки договоров по почте уйдет в небытие.
• В ситуации, когда каждая секунда бывает на счету при согласовании макетов, рекламных материалов, принятии оперативных решений в крупной компании сотрудник сталкивается с большим количеством бюрократических барьеров. Механизм электронно-цифровой подписи ускорит данный процесс в несколько раз.

Самым большим барьером для использования ЭЦП в компании является непонимание ее работы и схемы функционирования.

Рассматривая электронную подпись с точки зрения простого обывателя, необходимо отметить, что электронная подпись представляет собой «файл» (электронный документ), который состоит из набора обязательных и дополнительных атрибутов. Количество и виды атрибутов, а также их сочетание уникальны для каждой подписи, что позволяет легко отличать одну от другой и гарантированно идентифицировать автора или лицо, подписывающего документ. Помимо криптографической части (некого шифра), ЭЦП предполагает наличие в ней краткого или расширенного перечня информации о владельце подписи, дополнительные данные.

Для работы могут быть доступны несколько видов ЭЦП:

• присоединенная;
• отсоединенная;
• подпись внутри данных.

В случае с присоединенной ЭЦП использование ее для подписи документов будет сопряжено с определенными достоинствами: файл с данными будет содержаться в структуре исходного документа, подлинность которого легко подтвердится. Однако прочесть данный документ с «вшитой» ЭЦП будет невозможно без специальных средств системы криптографической защиты информации, что не всегда удобно для контрагентов, не владеющих данными навыками. Отсоединенная ЭЦП решает вышеуказанную проблему, но при этом трудность будет заключаться в необходимость пересылки сразу нескольких независимых файлов (исходного документа и файла с ЭЦП). Подпись внутри данных вшита в виде одного из элементов в приложение. Для неподготовленного сотрудника ее использование может вызвать затруднения.

Для ряда специальных случаев предусмотрен такой подвид ЭЦП, как соподпись. Механизм соподписи станет незаменим при многоуровневом согласовании документов, дополнительном подтверждением подлинности документа несколькими людьми. Схема работы соподписи представляет собой подписанную другим лицом чужую ЭЦП. Соподпись может быть признана подлинной, только если подтверждена надежность первоначальной ЭЦП.

В общем и целом, внедрение ЭЦП – это огромный шаг на пути к увеличению эффективности бизнеса, ускорения бизнес-процессов, оптимизации деятельности каждого из сотрудников компании и сокращении времени на необходимые, но столь затратные административные проволочки.