Обмен документами через ЭДО

Электронный документооборот представляет собой совокупность процессов автоматической передачи документов, представленных на цифровых носителях. Информация в таком виде используется в бухгалтерских программах. А для признания юридической силы электронных документов требуется заверка ЭЦП — электронной цифровой подписью.

Что можно передавать?

В ЭДО допускается использовать документы, на которых проставлена цифровая подпись и в отношении которых не установлен прямой запрет законодательства. К ним относятся отчеты и счета, договоры и заявления, счета-фактуры, акты и накладные.

Электронные документы делятся на две категории:

1. Формализованные. По ним разработаны отдельные нормативные акты с жесткими требованиями к регламенту передачи и виду. Это документы, которые создаются по формату, утвержденному Федеральной налоговой службой РФ. Соблюдение соответствующих правил отправки и получения крайне важно, так как информация в таких отчетах влияет на точность налоговых расчетов. Пример формализованного документа — электронный счет-фактура. Налоговое ведомство издало рекомендации по форме, например для акта приема-передачи услуги или работ, а также товарной накладной (ТОРГ-12). Чтобы избежать проблем, при получении требования ИФНС о подтверждении расходов в базе по налогу на прибыль компаниям лучше направлять подобные документы в указанном формате.

2. Неформализованные. По этим документам государство не устанавливает жестких требований. В их числе договоры, доверенности, письма и иная корреспонденция, техническая документация.

Использование системы электронного документооборота (СЭД) удобно и выгодно:

• информация размещается в структурированном и централизованном цифровом архиве;
• экономятся средства на печать, пересылку по почте и хранение на бумажных носителях;
• ускоряется процесс регистрации, согласования и доставки;
• применяется единообразный подход к формированию и обработке документов;
• удается максимально быстро найти нужную информацию;
• любые операции, включая загрузку, сверку, отклонение и отслеживание, можно проводить в режиме онлайн круглосуточно.

Гарантируется конфиденциальность обмена, так как информация шифруется. При этом идентификация подписанта, полнота и достоверность передаваемого документа обеспечиваются электронной цифровой подписью. Доставка адресату выполняется специализированной организацией — оператором.

Как начать использовать сервис электронного документооборота?

До внедрения ЭДО необходимо принять следующие меры:

1. Разработать и утвердить схему электронного документооборота.
2. Выбрать должностных лиц, ответственных за проект.
3. Организовать цифровой архив.
4. Внести в учетную политику правила обмена, оформления и хранения электронных документов.
5. Получить цифровые подписи для каждого сотрудника, который уполномочен заверять электронные документы предприятия.

После введения системы в эксплуатацию распечатывать отчеты, договоры и первичку больше не обязательно, так как для хранения используется электронный архив. При необходимости, например в случае запроса проверяющих, любой документ можно представить на бумажном носителе, но с электронными подписями и должной заверкой.

Как определить, стоит ли переходить на ЭДО?

Для начала нужно уточнить, применяют ли сервис электронного документооборота контрагенты предприятия. Узнать это можно у предполагаемых операторов либо разослать каждому партнеру официальный письменный запрос. После получения информации следует оценить степень охвата предприятий, с которыми ведется сотрудничество, электронным документооборотом. Но даже если таких контрагентов мало, важнее объем документов, которыми приходится обмениваться. При существенном потоке информации присоединение к ЭДО заметно упростит процессы отправки и передачи, согласования и редактирования в случае допущенных ошибок.

При принятии принципиального решения о внедрении необходимо узнать у оператора о возможностях продукта. Так, для минимизации времени и усилий на выгрузку и загрузку документов новая программа должна допускать беспроблемную интеграцию с уже установленной учетной системой.

Виды сервисов электронного документооборота

Наиболее распространенный пример системы ЭДО — электронная почта. Подобный способ обмена информацией вполне жизнеспособен и часто бывает даже эффективным, но только в случае тщательного согласования сторонами своих действий (заключения соглашения). Однако для передачи счетов-фактур электронную почту использовать нельзя, так как невозможно соблюсти регламент обмена универсальными передаточными документами (УПД). И указанный минус не единственный. Канал считается небезопасным, так как легко взламывается. Кроме того, по этой причине контролирующие органы, к примеру ИФНС, отказывают в приеме документов.

Важно, чтобы переход на ЭДО состоялся без проблем и негативных последствий, что позволит без ограничений обмениваться как неформализованными, так и формализованными документами. Это возможно, если создавать электронный документооборот на основе специально разработанных систем операторов ЭДО. Такие организации обладают программно-аппаратным комплексом, который обеспечивает обмен информацией между участниками экономических отношений. Открытые и конфиденциальные данные передаются по телекоммуникационным каналам связи. Системы операторов — это, по сути, мощная электронная почта с защитой и шифрованием, гарантирующими безопасный обмен документами, поддержку законодательно установленных форматов и соблюдение действующих регламентов передачи.

Таких систем ЭДО, позволяющих организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях, и в Москве, и в России в целом несколько десятков. Их функционал, надежность и скорость идентичны, но уровень сопутствующего обслуживания может отличаться. В частности, при выборе лучше узнать:

• помогают ли консультанты-аналитики на этапе внедрения сервиса;
• будет ли оказано содействие в подключении контрагентов;
• как быстро отвечает техподдержка;
• каковы возможности интеграции.

Идентификация организации в сервисе электронного документооборота оператора происходит по сертификату ЭЦП уполномоченного лица. Каждый участник системы получает уникальный номер, который вправе сообщить любому контрагенту для настройки схемы обмена. Партнеру также нужно подключиться к оператору ЭДО. Это может быть тот же или другой посредник (в этом случае передача информации ведется через роуминг по аналогии с сотовой связью). После отправки приглашения и принятия его конкретным контрагентом необходимый маршрут считается официально построенным, а обмен данными становится доступным.

При регистрации в системе оператора участник автоматически присоединяется к регламенту сервиса. Это избавляет от заключения отдельного соглашения с каждым контрагентом и, соответственно, упрощает подключение к ЭДО.

Специалисты расчетного центра «Практик» помогут разобраться в системах электронного оборота, оформить цифровые подписи и внедрить СЭД под ключ.