Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет разгрузить работников юридической, кадровой и бухгалтерской службы компании. Достигается заметная экономия, так как исчезает или значительно уменьшается потребность в оргтехнике, расходных материалах и канцелярии, а также в услугах почты и курьеров. Упрощается сортировка, редактирование и поиск необходимых данных (найти конкретный документ в цифровом архиве можно без проблем по ключевым словам). Повышается эффективность управления: сотрудникам устанавливаются разные уровни доступа, обеспечивается контроль за выполнением ими своих обязанностей. Кроме того, шифрование данных гарантирует конфиденциальность.

Электронный документооборот в любой компании может быть:

1. Внутренним. Бумаги и информация в них не покидают пределы предприятия. В их числе — приказы, служебные записки, уставы, приказы и положения. Передача ведется между разными сотрудниками или подразделениями посредством системы ЭДО.
2. Внешним. Основные элементы — это документы для контрагентов. Для обеспечения электронного документооборота между хозяйствующими субъектами необходимо подключиться к уполномоченному оператору ЭДО. Затем придется договориться с каждым деловым партнером о переходе на автоматизированную систему передачи данных и оформить цифровую подпись.

Оба потока документов часто пересекаются. Так, коллективная работа персонала с бумагами предприятия считается внутренним ЭДО, но эта же информация затем может отправляться контрагентам в электронном виде, что представляет собой уже внешний ЭДО. Для каждой схемы разработаны отдельные программы и решения.

Нюансы ЭДО

Как и любой новый процесс, отладка и введение в эксплуатацию электронного документооборота потребует определенных расходов, как минимум, на начальном этапе. Среди них самые очевидные и предсказуемые — оплата услуг операторов, получение ЭЦП и, возможно, покупка специализированного программного обеспечения.

Но дополнительные траты не должны останавливать предприятия, так как:

• все больше документов переводится в цифровой формат (тех, по которым действует прямой запрет законодательства, немного);
• контролирующие органы предпочитают получать документы в электронном виде.

В таких условиях стоит попытаться максимально нивелировать некоторые недостатки периода внедрения, чтобы получить полную выгоду от появления в организации эффективного электронного документооборота.

Главная задача — подключить к системе как можно больше контрагентов. Варианта два:

1. Договориться об обмене документами путем взаимной рассылки приглашений.
2. Предложить установить такой же сервис, если электронного документооборота в данной компании пока нет.

Важный момент — к какому оператору подключены либо планируют подключаться партнеры. В случае если это разные организации, то потребуется роуминг. Лучше выбрать технологию WA:ЭДО, которая настраивает необходимые параметры обмена автоматически и позволяет работать онлайн в едином интерфейсе. Такая программа встроена в Контур.Диадок и 1С-ЭДО. Согласование документов ведется в электронной почте или непосредственно в «1С», для чего предусмотрено несколько схем. Также возможно проставление автоподписи без участия ответственного работника. Исходящие документы в WA:ЭДО отправляются по самому дешевому маршруту, и пользователи в итоге существенно экономят (платят только за цифровую подпись и то, если не оформили ее раньше). Гарантируется соответствие требованиям российского законодательства и безопасность при эксплуатации.

Альтернатива указанной технологии — подключиться к операторам, поддерживающим прямой роуминг. В остальных случаях придется устанавливать настройки вручную (занимает 5-6 дней), а процесс отслеживать самостоятельно.

Как происходит внедрение?

С точки зрения необходимых действий электронный документооборот для ИП или других небольших фирм потребует решения формальных задач, у которых, по сути, одна цель — обеспечить юридическую силу документов в электронном виде. В частности, понадобится:

1. Оформить сертификат ЭЦП на ответственное должностное лицо.

Для взаимодействия с контролирующими органами нужен усиленный квалифицированный вариант подписи. В таких случаях отправляются документы, к которым предъявляются строгие требования по форме и регламенту передачи (например, счет-фактура). Для обработки и распознавания информации используются специализированные программы.

Если речь идет о доверенностях и письмах, договорах и счетах на оплату, паспортах сделки, технической документации и аналогичных документах без жесткого регулирования, то допускается проставлять:

• простую ЭЦП (подтверждает только сам факт визирования);
• неквалифицированную подпись (позволяет установить автора, а также выявить в документе исправления, выполненные уже после подписания).

2. Выбрать удостоверяющий центр и оператора с аккредитацией уполномоченных федеральных ведомств.

Создавать и выдавать сертификаты ключей проверки ЭЦП вправе только юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, государственный орган либо орган местного самоуправления с допуском Минкомсвязи РФ.

Операторы обеспечивают непосредственный обмен информацией между контрагентами. Для этого используется программно-аппаратный комплекс с защищенными серверами и каналами связи. Только операторы способны организовать обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами по установленному регламенту. Кроме того, такое сотрудничество помогает упростить переход на ЭДО в техническом плане и избежать многих рисков. При выборе оператора нужно ориентироваться на собственные потребности и бюджет. Важно учесть перечень предоставляемых услуг, включая техподдержку и кол-центр, действующие тарифы и наличие пакетных предложений, линейку сервисов и отзывы заказчиков.

3. Заключить договоры с удостоверяющим центром и оператором.

Для получения ЭЦП в УЦ придется заполнить заявку и собрать бумаги по предоставленному списку, оплатить выпуск подписи и пройти идентификацию будущего владельца сертификата.

После регистрации в системе оператора происходит автоматическое присоединение к конкретному сервису электронного управления документами. Каждому участнику присваивается уникальный номер, который может быть передан контрагентам для настройки соответствующего маршрута обмена. Заключать отдельные соглашения с партнерами не требуется.

4. Отправить приглашения контрагентам (если они уже используют ЭДО) или организовать подключение к системе (силами обслуживающего оператора или самостоятельно).

В случае когда электронный документооборот внедряет крупный бизнес с разветвленной организационной структурой и большим количеством партнеров, целесообразно выбирать интеграционные решения под индивидуальные запросы и специфику. В этом вопросе лучше заручиться профессиональной поддержкой расчетного центра «Практик».