Подключение к электронному документообороту (ЭДО)

После принятия в России закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года предприниматели и организации получили возможность обмениваться документами друг с другом и с государственными структурами через интернет. Квалифицированная цифровая подпись по юридической силе не отличается от той, что руководитель фирмы поставил рукой на бумаге.

Электронная подпись дает возможность посылать документы контрагентам в любую точку страны, однако несистематичная их регистрация может привести к утере важной информации. Подключение к электронному документообороту поможет структурировать договоры, первичную бухгалтерскую документацию и иные файлы.

Для чего нужен ЭДО?

Вспомните, сколько документов приходится рассылать в адрес деловых партнеров, ФНС РФ, Росреестра и других государственных структур. Даже у микробизнеса в год наберется не менее 100 отчетов, договоров и «первички». Конечно, закон не запрещает каждый раз с нуля создавать документы, подписывать их цифровой подписью и высылать контрагенту через электронную почту или мессенджеры. Но здесь потребуется создавать кучу папок: для своих документов, для документов от компании Х, Z, J и других. Ведь для отчетности перед налоговой нужны не только исходящие, но и входящие документы. И где гарантия, что руководитель или бухгалтер организации не забудет скачать файлы с ответного письма делового партнера или государственного ведомства, а потом рассортировать их по папкам?

Если подключить ЭДО, проблема решается сама собой. Программа не только регистрирует всю исходящую и поступающую корреспонденцию, но и предлагает шаблоны для заполнения документов, которые соответствуют последним утвержденным ФНС РФ формам.

Особенности работы

Распространено заблуждение, что подключение к электронному документообороту от одного оператора позволяет обмениваться информацией только с партнером, у кого установлена точно такая же программа. Например, компания, работающая на «Диадоке», якобы может обмениваться документами только с теми, у кого подключен «Диадок». На самом деле операторы давно создали системы взаимного обмена данными, потому организация, пользующаяся, допустим, СБИС, может направлять виртуальные файлы пользователям 1С.

Для того чтобы вы могли работать с программой, ваши контрагенты также должны подключить ЭДО от любого оператора. В противном случае обмен документами будет проходить по старинке. Работа в ЭДО происходит следующим образом:

• пользователь создает документ в программе;
• файл подписывается электронной подписью;
• документ загружается в систему оператора;
• данные отправляются выбранному пользователем контрагенту при его наличии в базе оператора;
• деловой партнер или государственное ведомство принимает документ в своей программе и регистрирует его в собственной системе учета.

ЭДО удобен тем, что в случае обнаружения ошибки в файле ее можно исправить за несколько минут. При бумажном документообороте сроки корректировки информации занимают в лучшем случае несколько часов, а обычно — несколько дней или недель (если контрагент находится в другом городе).

Этапы подключения

Полноценное подключение к электронному документообороту может занять около месяца, особенно в случаях, если у предпринимателя, бухгалтера или руководителя фирмы нет цифровой подписи. Сначала придется оформить последнюю, и только после ее получения можно подключить ЭДО. Далее идут этапы:

• отбор бизнес-процессов и документов — определяется, с кем было бы перспективно обмениваться виртуальными данными, на кого уходит больше всего финансовых затрат для бумажного документооборота (распечатка, направление заказным письмом или курьером);
• подбор тарифа — зависит от того, какой объем исходящих документов планируется направлять в государственные структуры и деловым партнерам (но даже в случае его превышения можно отправлять файлы за дополнительную оплату);
• заключение договора с Расчетным центром «Практик» и оплата услуг.

Для того чтобы подключить ЭДО еще выгоднее, не забывайте изучить раздел «Акции». Например, новичкам в электронном документообороте мы предлагаем оформить 25% документов бесплатно с соответствующим снижением цены тарифа.