Как заполнять 6‑НДФЛ: общие требования, порядок и сроки сдачи отчетности

Организация, имеющая в штате работников, обязана уплачивать налог на доходы физических лиц. Для этого в ФНС предусмотрена отчетность по форме 6-НДФЛ. Ответственное лицо компании подает сведения ежеквартально и указывает исчисленные и удержанные суммы за определенный период.

Форма 6-НДФЛ была разработана и утверждена законодательно с целью повышения уровня контроля налоговыми органами уплаты НДФЛ в бюджет государства в указанный срок.

Содержание:

• Общие правила и рекомендации по заполнению и направлению 6-НДФЛ.
• Изменения в правилах заполнения отчета 6-НДФЛ в 2019 году.
• Нестандартные ситуации и как их отразить в отчете?
• Частые ошибки при формировании 6-НДФЛ.
• Декларация 6-НДФЛ: порядок заполнения.
• Титульный лист.
• Первый раздел.
• Второй раздел.
• Нулевая 6-НДФЛ.
• Срок направления.
• Какие доходы не нужно указывать в форме 6-НДФЛ?
• Куда сдавать 6-НДФЛ?
• Штрафные санкции за непредоставление 6-НДФЛ.

Общие правила и рекомендации по заполнению и направлению 6-НДФЛ

В начале своей деятельности организация может ошибочно полагать, что формирование справок по форме 2-НДФЛ по каждому сотруднику избавляет их от необходимости составлять 6-НДФЛ. Но это не так. Вторая форма отчетности создается в целом по всему штату компании.

Справка 2-НДФЛ сдается в ИФНС, а также выдается «на руки» каждому сотруднику по требованию. 6-НДФЛ подается работодателем в налоговый орган ежеквартально с указанием подробного расчета суммы налоговых удержаний на доходы физических лиц.

Налоговый агент (работодатель) формирует отчет не только по трудоустроенным в штат работникам, но и по сотрудникам, связанным с компанией гражданско-правовым договором. Форма 6-НДФЛ предоставляется не только главной (головной) компанией, но и подразделениями и филиалами.

Отчет можно сдавать одним из двух способов в зависимости от условий:

• если штат компании менее 25 сотрудников, отчет можно направить в налоговую службу в бумажном формате;
• если в штате работает более 25 человек, то отчетность направляется в ФНС только в электронном виде.

Направить документ в электронном формате можно по телекоммуникационным каналам связи с помощью специальных операторов-сервисов (например, Контур.Экстерн).

Для минимизации ошибок при заполнении бланка требуется учесть следующие требования:

• нельзя использовать двустороннюю печать (если форма может быть направлена в налоговый орган на бумаге);
• разрешено использование ручек с синими, фиолетовыми и черными чернилами;
• при подготовке отчета на компьютере в формате .pdf должен быть использован шрифт Courier New размером в 16-18 пунктов;
• необходимо ставить прочерки «—» в пустых ячейках, если требуется указать числовое значение, то сначала проставляется «0» (в самой левой ячейке), а затем «—» до конца строки.

Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок в сервисе Контур.Экстерн

Изменения в правилах заполнения отчета 6-НДФЛ в 2019 году

В 2019 году в законодательство были внесены некоторые изменения, касающиеся отчета 6-НДФЛ:

• теперь отчетность обязаны сдавать правопреемники компаний, прошедших путь реорганизации;
• налогоплательщики, относящиеся к категории крупных, должны указывать КПП в соответствии с учредительными документами (свидетельство о постановке на учет) по месту фактического нахождения;
• организации, не относящиеся к крупным, в поле с кодом по месту нахождения должны отражать код 214 вместо 212.

Нестандартные ситуации и как их отразить в отчете?

Помимо основных «сценариев» перечисления доходов работникам, существуют и нестандартные:

1. Натуральная форма оплаты. Например, сотрудник получил подарок от организации стоимостью свыше 3 000 рублей.
2. Налог на доход от суммы аванса, перечисленного в последний день месяца.
3. Одновременное начисление заработной платы и компенсации за остаток неиспользованного отпуска.
4. Выплата зарплаты в досрочном порядке.
5. Долговые обязательства, возникшие у компании перед сотрудниками, в отношении зарплаты и отпускных.
6. Получение физическим лицом доходов в виде арендной платы.

Каждый случай имеет свои особенности, и бухгалтер обязан их учитывать перед направлением отчета.

Частые ошибки при формировании 6-НДФЛ

Чаще всего при заполнении формы бухгалтеры допускают следующие ошибки:

• Показатели по расчетам не соответствуют нормам контрольного соотношения.
• Налоговые агенты не всегда принимают во внимание количество штатных единиц и при условии более 25 работающих человек представляют в налоговую отчет на бумаге. Налоговый орган вправе отказать в приеме такого документа.
• Расчет в первом разделе осуществлен не растущим, прогрессирующим итогом, а поквартально.
• В строке 070 отражена сумма исчисленного налога, который будет удержан в месяце следующего квартала.
• В строке 080 отражена разница между начисленной суммой НДФЛ и удержания. Но должна быть указана сумма, которую невозможно удержать, так как оплата была осуществлена не в денежном эквиваленте, а натуральном или в качестве выгоды.
• Некорректно выбран период указания доходов, начисленных по листку нетрудоспособности. Указывать необходимо период, когда они были выплачены, а не начислены.
• Второй раздел заполняется в прогрессивном порядке с начала года вместо указания сумм за текущий отчетный квартал.
• Часто бухгалтерия путает второй раздел с первым и в строках 100, 110 и 120 указываются даты, выходящие за пределы отчетного квартала. Если операция запущена в период отчета, а завершится только в следующем квартале, то она должна быть отражена в форме НДФЛ по завершении.
• Неверно указаны реквизиты титульного листа. Например, КПП и ОКТМО. Такая ошибка может «стоить» компании как переплаты, так и недоимки по налогу на доходы.

Декларация 6-НДФЛ: порядок заполнения

Правила заполнения 6-НДФЛ регламентированы приказом Федеральной налоговой службы от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@. Последние изменения были внесены в документ в 2018 году.

Расчет осуществляется нарастающим итогом с начала первого квартала и заканчивая годом. Сумма налога указывается в рублях, а размер дохода с точностью до копеек. Заполнение 6-НДФЛ осуществляется по разделам: начиная с титульного листа и заканчивая разделом 2.

Титульный лист

Порядок заполнения титульного листа:

1. В начале страницы указывают ИНН и КПП (филиал указывает только КПП), номер корректировки, проставляется код отчетного периода («21» (первый квартал), «31» (6 календарных месяцев), «33» (9 календарных месяцев), «34» (год)), сам налоговый период (год предоставления документа).


2. Независимо от юридической формы деятельности (ООО или ИП), компания должна указать код налогового органа: юридическое лицо — по фактической геолокации компании, ИП — по месту проживания. Номер кода можно уточнить в территориальном налоговом органе.
3. В следующей строке указывается полное или краткое наименование компании, а также ОКТМО и контактный номер телефона компании или ответственного должностного лица.

Первый раздел

Раздел 1 заполняется построчно и с учетом нарастания итога с первого квартала до года. Первый раздел может быть размещен на нескольких страницах. Это зависит от количества применяемых в компании ставок налогообложения. В большинстве случаев используется ставка в размере 13%, но не исключены и другие варианты.

Первый раздел заполняется следующим образом:

• Строка 010 — размер облагаемой ставки в процентах (13, 15, 30 или 35).
• В поле 020 указывается сумма начисленного дохода, подходящего под требования о налогообложении. Важно учитывать нарастающий итог, то есть в строке будут указаны средства, фактически полученные работником за год.
• 030 — налоговые вычеты в 6-НДФЛ, уменьшающие размер налогооблагаемой базы (суммы налоговых вычетов могут быть стандартными, имущественными или по социальному направлению).
• 040 — здесь сотрудник указывает сумму исчисленного на доходы работников налога, а в подстроке 045 отражаются суммы налога с прибыли, полученной от вложений в капитал. Важно указать точное число, так как данная информация будет сверяться со сведениями, отраженными в декларации по налогу на прибыль.
• 050 — данная строка содержит числовое значение аванса, перечисленного сотруднику-иностранцу. Подходит компаниям, имеющим в своем штате людей с иностранным гражданством и работающих на патентной системе.
• Поле 060 отражает сведения о количестве лиц (сотрудников), по которым отчитывается работодатель.
• В строке 070 отражают только текущую сумму удержанного налога, исключая предыдущие отчетные периоды.
• Строка 080 отражает размер доходов, которые не облагалисьналогом по каким-либо причинам. Например, сумма, которую невозможно удержать, так как оплата была осуществлена не в денежном эквиваленте, а натуральном или в качестве выгоды.
• Ошибочные удержания и возврат работникам указываются в строке 090.

Больше всего вопросов возникает с порядком заполнения 070 строки бланка. Бухгалтеру важно понимать, что здесь указывается сумма именно удержанного налога, то есть, если заработная плата за март выплачена в апреле, ее не нужно учитывать в отчете НДФЛ за первый квартал. Но она будет отражена:

• в строке 020, как сумма начисления по заработной плате;
• в строке 040 — посчитанный, но еще не удержанный налог (начисление доходов, умноженное на процентную ставку).

Такой налог является переходящим. Это касается заработных плат, приходящихся на последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь и декабрь) и выплаченных в начале или середине следующего. Такой вид налога указывается именно в квартале удержания.

Однако такая ситуация не касается оплаты листков нетрудоспособности, отпускных и премиальных выплат. Эти виды доходов отражаются в квартале, когда они были выплачены.

Пример:

В ООО «ВЕСНА» 1 апреля сотрудникам была перечислена заработная плата за март в общей сумме 15 750 078 рублей. Налоговых вычетов не было. Будет ли она учитываться в строке 070 за первый квартал?

Ответ: Нет. Поскольку налог в марте не был удержан. Но бухгалтер отразит сумму в размере 15 750 078 рублей в строке 020 (сумма начисления), а в строке 040 — 2 047 510 рублей = 15 750 078*0,13 (13%).

Второй раздел

В разделе 2 по строкам указываются даты перечисления дохода сотрудникам, удержания налога и уплаты в бюджет (100, 110 и 120 соответственно), а также размеры сумм, перечисленных работникам до удержания НДФЛ (130), и удержанные суммы на дату, указанную в 110 строке.

Таким образом, заполнение осуществляется не в прогрессивном порядке, начиная с первого квартала, а «по факту», то есть за текущий отчетный период. Это же касается и указания дат в строках 100, 110 и 120. Они не должны выходить за пределы отчетного квартала. Дата фактического получения дохода может выходить за пределы отчетного квартала, но она не указывается во втором разделе. Если возникает «переходящий НДФЛ», то указывается он в отчетности, приходящейся на момент завершения операции.

Проверить правильность расчетов НДФЛ можно с помощью контрольного соотношения, утвержденного органами налоговой службы:

• значение строки 020 из первого раздела должно совпадать с показателем общей суммы доходов по 2-НДФЛ;
• сумма строки 025 не совпадает с показателем строки 1010 по коду доходности в 2-НДФЛ (признак 1);
• показатель строки 040 из первого раздела должен быть меньше значения суммы налога исчисления из справки 2-НДФЛ;
• число в строке 060 не соответствует количеству справок 2-НДФЛ, то есть количество работников, получивших доходы, в каком-то из случаев указано ошибочно.
• Исключением является 130 строка второго раздела, которая не подлежит проверке по данному соотношению.

Скачать:

• бланк 6-НДФЛ по ссылке:
  http://www.consultant.ru/cons/RTFCACHE/LAW289105_1_20190723_133551.PDF;
• образец 6-НДФЛ можно по ссылке: https://ppt.ru/fls/764/6-ndfl-2-kvartal-2019.pdf.

Нулевая 6-НДФЛ

Если в организации в течение отчетного периода не осуществлялись выплаты рабочему персоналу и соответственно не было налоговых вычетов, предоставлять 6-НДФЛ в налоговый орган не нужно. Этот момент рассмотрен в письме ФНС России от 23 марта 2016 года N БС-4-11/4901.

Если в течение отчетного периода была осуществлена хотя бы одна выплата (включая материальную помощь, премирование), работодатель обязан отчитаться и направить форму 6-НДФЛ в налоговую службу.

Срок направления

Поскольку работодатели обязаны предоставлять 6-НДФЛ каждый квартал, отчет направляется в налоговую службу не позднее 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января.

Годовая 6-НДФЛ должна быть направлена в налоговый территориальный орган не позднее 30 апреля.

Чтобы сдать форму 6-НДФЛ вовремя, сохраните задачу в закладках календаря бухгалтера в сервисе Контур.Экстерн.

Какие доходы не нужно указывать в форме 6-НДФЛ?

В поле 020 раздела 1 не должны попасть доходы менее налогооблагаемого размера, либо необлагаемые. Например, доходы в виде материальной поддержки от работодателя (до 4 000 рублей) или помощь при рождении ребенка (до 50 000 рублей). В некоторых случаях матпомощь полностью не облагается налогом, либо НДФЛ удерживается с части материальной помощи.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Благодаря информации, отраженной в письмах ФНС от 25 февраля 2016 года No БС-4-11/3058@ и от 02 марта 2016 года № БС-4-11/3460@, налоговые агенты направляют отчеты в зависимости от своей принадлежности к категории бизнеса:

• крупные компании, имеющие филиалы, сдают в ФНС по месту регистрации, как крупнейшие налогоплательщики;
• налоговые агенты других категорий могут отчитываться за работников филиалов в ФНС по месту их учета.

Штрафные санкции за непредоставление 6-НДФЛ

Штрафные санкции за непредоставление или несвоевременное предоставление отчетности 6-НДФЛ:

Нарушитель	Статья	Размер штрафа
Работодатель, не отчитавшийся в срок за доходы своих сотрудников	ст. 126 НК РФ	1 000 рублей за каждый просроченный месяц
Работники, ответственные за направление отчетности	ч.1 ст.15.6 КоАП РФ	от 300 до 500 рублей
Компании, у которых будут найдены недочеты или недостоверная информация		500 рублей

Организация, имеющая в штате свыше 25 сотрудников, и предоставившая документ в налоговый орган на бумаге, будет оштрафована на 200 рублей.

Помимо штрафных санкций компания может пострадать в более серьезном плане. Например, статья 76 НК России позволяет налоговой службе подать требование о «заморозке» банковского счета компании, если та не предоставила отчет в течение 10 дней после установленного срока.

Сотрудник, ответственный за своевременное направление 6-НДФЛ и расчет налоговых вычетов, обязан быть ознакомлен с изменениями в законодательстве. Соблюдение правил заполнения 6-НДФЛ и сроков предоставления являются залогом успешного принятия отчетности и отсутствия начисления штрафов.