Собственный опыт перехода на ЭДО

Содержание:

• Кто мы
• Точки роста
• Решение

Кто мы

«Расчетный центр «Практик» работает на рынке B2B в качестве удостоверяющего центра и специализируется на предоставлении сервисов для бизнеса, а также осуществляет выдачу и обслуживание сертификатов электронной подписи для юридических и физических лиц.

Удостоверяющий центр аккредитован в соответствии с Приказом Минкомсвязи России № 680 от 10.12.2018 «Об аккредитации удостоверяющих центров».

Компания имеет филиалы в Москве, Туле и Воронеже. Среди клиентов — предприятия различных форм собственности по всей стране: один из лидеров по выпуску продукции для здравоохранения, личной, профессиональной и промышленной гигиены Kimberly-Clark («Кимберли Кларк»), международная компания экспресс-доставки грузов и документов DHL («ДХЛ Интернешнл»), крупнейшая российская медиакомпания «Газпром-Медиа Холдинг» (ГПМ РТВ) и другие.

Основа работы компании «Расчетный центр «Практик» — внимание к потребностям клиента, поэтому в стратегии компании присутствуют следующие обязательные условия:

• регулярные акции и специальные предложения, позволяющие работать в сервисах на выгодных условиях;
• каждый клиент в случае необходимости получает оперативную помощь службы технической поддержки;
• внедрение новых инструментов обработки заказов повышает эффективность бизнес-процессов.

Точки роста

С момента основания «Расчетный центр «Практик» работал с документами по распространённой схеме. Менеджеры запускали внутреннее согласование условий договора с клиентом, затем печатали счёт, ждали, когда руководитель его заверит. Счёт приходилось сканировать и отправлять по электронной почте. После оплаты менеджеры печатали документы и передавали на подпись курьерской службой. При получении клиент должен был их подписать и вернуть вторые экземпляры.

Аудит схемы документооборота выявил следующие недостатки:

• Длительное внутреннее согласование. Исходящие документы проходят внутри компании несколько этапов подготовки и согласования, которые могут занимать от 3 до 5 дней. Взаимодействие филиалов требует регулярной передачи договорных документов между городами.
• Дебиторская задолженность. После оплаты услуг подписание бумажных закрывающих документов иногда затягивается, что приводит к образованию дебиторской задолженности. Когда сотрудники фирмы связываются с клиентами и просят подъехать, подписать и забрать свои экземпляры, они могут поздно отреагировать и приехать через неделю или через несколько месяцев. А при условии, что большинство клиентов работают на упрощённой системе налогообложения и не платят НДС, ожидание документов переносило закрытие сделки на неопределённый срок.
• Длительный поиск документов. Во время запросов документов контролирующими органами сложно определить их местонахождение: в каком филиале они находятся, они уже подписаны или только переданы контрагентам на подпись, все ли реквизиты заполнил контрагент в своей графе.
• Превышение лимита расходов на курьерскую службу. С учетом того, что часть клиентов находилась в отдаленных регионах РФ, привлечение курьерской службы являлось существенной и постоянно растущей статьей расходов.

Александр Алексеев, директор по продажам ЗАО «Расчетный центр «Практик»:

«В 2011 году дебиторская задолженность накопилась до нескольких миллионов рублей. Не хватало времени проводить сверки с контрагентами, заключившими разовые или копеечные договоры, из-за чего компания недополучила прибыль и была не обеспечена достаточным количеством оборотных средств.

Чтобы повысить дисциплину при работе с контрагентами был создан отдел, состоящий из трех человек, которым была поставлена задача напоминать клиентам о необходимости подписать документы, проводить сверки, контролировать правильность заполнения закрывающих документов, закрывать сделки, возвращать долги, мониторить сроки доставки курьерских служб, а в идеале — предотвращать подобные ситуации возникновения задолженности. После этого решения дебиторская задолженность уменьшилась, но увеличился зарплатный фонд.

К неудобствам также можно отнести расширение штата для выполнения функций приёма, отправки и хранения оригиналов документов. Регулярно требовалось формировать посылки и отправлять их по несколько коробок ежемесячно. На это также были выделены исполнители, с чем были связаны затраты, которые не приносили прибыль.

Бумажный документооборот также ограничивал поступление денежных средств на расчётный счёт. В основе нашего бизнеса лежит предоставление клиентам прав пользования программным обеспечением и оказание услуг от имени правообладателя по агентскому договору. Начисление агентского вознаграждения осуществляется после передачи документов от клиента. В случае если в срок, установленный в договоре, мы не направили закрывающие документы, подтверждающие что услуги оказаны в полном объеме и подлежат оплате, вознаграждение переносилось на другой период.»

Решение

На момент запуска системы ЭДО на рынке было немного фирм, которые предоставляли такие услуги. Мы выбрали среди них ту, которая уже имела готовые технические решения для наших нужд и могла интегрироваться с другими сервисами и системами, а именно — сервис электронного документооборота Диадок.

«Расчетный центр «Практик» одним из первых увидел в этом продукте решение своих проблем и начал внедрять у себя — в работе с контрагентами.

В 2011 году появилась возможность отказаться от бумажного документооборота и перейти на электронный. В первый год был пройден стандартный поэтапный путь, который включает внедрение системы, настройку, тестирование и только затем запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.

Внутренние особенности:

Пользователи, получившие доступ к системе на этапе опытно-промышленной эксплуатации, внесли свои предложения и комментарии, и тем самым помогли оперативно устранить замечания и довести системудо эксплуатационной готовности.

Внешние особенности:

В 2011 году каждому клиенту приходилось объяснять, что значит электронный документооборот, рассказывать о законодательной базе и о том, что все файлы в сервисе заверены электронной подписью и обеспечивает юридическую значимость документа. Сотрудники компании рассказывали, какие кнопки нажимать, почему именно так, а не иначе.

Начиная с 2012 года большинство клиентов уже знало об электронном документообороте и были готовы к этому.

Комплексное решение для электронного документооборота состоит из следующих компонентов:

• подключение к сервису Диадок по тарифу «6000»;
• электронная подпись для ЭДО;
• API Диадока для интеграции с системой Microsoft Dynamics NAVISION;
• API Диадока для интеграции с биллинговой системой «Клиент-Сервис»;
• маршруты согласования.

Интеграции

Модуль для 1С

Модуль позволяет обмениваться любыми документами со своими клиентами прямо из 1С

Решение для SAP

Решение обеспечивает бесшовную интеграцию с SAP ERP и обмен электронынми документами с контрагентами

Диадок.Коннектор

Коннектор устанавливается на компьютер или сервер и интегрирует вашу учетную систему в Диадок

API Диадок

Программный полнофункциональный интерфейс, который интегрируется в любую систему

Купить

В «РЦ «Практик» настроили автоматизацию Microsoft Dynamics NAVISION с Диадоком. До их интеграции с сервисом Диадок всю информацию в нее переносили вручную: указывали этапы сделок, текущие процессы и т. д.

Отгрузочные документы по поставкам, сформированные в учётной системе NAVISION, также автоматически отправляются в Диадок для подписания. Сервис отправлял оповещение на электронную почту клиента о готовности документов.

Помимо CRM-системы, «Расчетный центр «Практик» работает в биллинговой системе «Клиент-Сервис» для формирования счетов. Возможности системы позволили настроить интеграцию по автоматической доставке счетов контрагентам через Диадок при помощи API.

За счёт внедрения системы ЭДО дебиторская задолженность уменьшилась с нескольких миллионов до 100 тысяч рублей. Мы перестали беспокоиться о том, что задерживается подписание документов.

В 2011 году количество сотрудников, занятых документооборотом, составляло 18 человек. За счёт внедрения электронного документооборота их число сократилось больше, чем в три раза. Автоматизация ускорила обслуживание клиентов от выставления счёта до момента закрытия сделки. Тем самым, от звонков каждому клиенту освободились менеджеры по продлению контрактов. Их переключили на допродажи и решение других поступающих от клиентов вопросов.

У нас порядка 10–15% всех сделок проходит без участия менеджеров. Сотрудник включается в работу только на этапе, если клиент задерживается с оплатой или подписанием документов.

Внедрение ЭДО позволило, в первую очередь, решить проблему с доставкой документов и снизить расходы по этой статье. Документы стали доступны клиенту для подписания уже через секунду после формирования. Точно так же ускорился и возврат документов.

25% пакета документов в подарок

действует до 31 декабря 2019 года

Чтобы воспользоваться предложением «25 % пакета документов в подарок», оставьте заявку. Специалист Диадока перезвонит по указанному номеру и поможет активировать услугу.

Участвовать в акции может любая организация, которая ранее не отправляла документы через Диадок.

Заказать

К моменту перехода на электронный документооборот у компании было порядка 10 000 контрагентов. Уже через год около 80% из них подписывали документы в электронном виде. Сейчас процент клиентов, подписывающих документы в системе ЭДО, составляет 90%.

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) стало ключевым фактором оптимизации бизнес-процессов, снижения издержек, оптимизация взаимодействия с контролирующими органами и сокращения срока закрытия сделок. Сейчас компания «Расчетный центр «Практик» помогает клиентам с внедрением и настройкой системы ЭДО их контрагентам.