мой расчетный центр

Официальный партнёр СКБ Контур с 2005 года

Обратный звонок

Закрывающих документов целая гора, а бухгалтер всего один

Закрывающих документов целая гора, а бухгалтер всего один

 09.03.2021

Сроки получения первички

При помощи первичных документов ведется оформление расчетов с дебиторами, работниками, подотчетными лицами и контрагентами, подтверждение расходов и доходов в учете. Если не предоставлять первичку, несвоевременно ее передавать, либо допустить отсутствие, проверяющие органы могут провести внеплановую проверку, что повлечет за собой негативные последствия как для организации в целом, так и для должностных лиц, управляющих компанией. Поэтому крайне важно своевременно её получить.

Объемы первичной документации во многом зависят от численности контрагентов (клиентов, поставщиков, подрядчиков и так далее), а также количества сделок, совершенных с каждым из них. Через одну компанию, как правило, проходит множество документов – от нескольких десятков до нескольких тысяч в течение месяца.

Сроки получения первички


Наименование документа Срок выставления Срок принятия к учёту
Счёт-фактура в течение 5 календарных дней
с момента исполнения условий договора / получения аванса 		до окончания квартала
Корректировочный счёт-фактура в течение 5 календарных дней
со дня составления документа, подтверждающего согласие (уведомление) контрагента об изменении в счёт-фактуре 		до окончания квартала
Акт выполненных работ / оказанных услуг в день исполнения условий договора
  • срок, указанный в договоре,
  • при его отсутствии - в течение 7 рабочих дней с момента его получения от подрядчика.
УПД не позднее следующего рабочего дня после исполнения условий договора не более 3 рабочих дней с момента исполнения условий договора
Товарная накладная или товарный чек в день исполнения условий договора в день исполнения условий договора

Статьи 8 и 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» гласят, что у организации отсутствует возможность отражать проведение хозяйственных операций до тех пор, пока отсутствуют первичные документы.

В случае отсутствия подтверждения в письменной форме о том, что сделка завершена, а бухгалтерия отнесла эту операцию в перечень завершенных, возможно 3 варианта последствий:

  • доначисление налогов по НДС или прибыли;
  • нарушение норм учета;
  • репутационные потери организации.

Факторы риска при подписании документов

  • Не хватает сотрудников

Процедура обработки бумажной первичной документации является достаточно утомительным и кропотливым занятием, способным съесть больше количество рабочего времени. В каждом документе надо проверить точность суммы, проставлена ли подпись ответственного лица, соответствует ли документ требованиям действующего законодательства. Оперативная и качественная обработка бумажной накладной, состоящей и тысячи позиций, проверка соответствия цифр реальным данным, своевременная оплата – вот что реально сложно добиться на практике.

Повышение нагрузки на отдел бухгалтерии приводит к нарушению его полноценной работы. Систематическое нарушение правил ведения первичной документации, которое долгое время находится «в тени», непременно даст о себе знать при проведении очередной или внеплановой проверки. Последствия окажутся самыми печальными. Например, фирма не сможет рассчитаться за налоговые штрафы, из-за чего ей придется обанкротиться.

В некоторых случаях руководитель, уволив бухгалтера, видит массу накопившихся проблем в организации. Например, отсутствие в принципе, либо неупорядоченность документов, наличие цифр, взятых «из воздуха», отсутствие разноса операций по отдельным счетам. Восстановить запущенный учет сложно, а в некоторых случаях – даже невозможно. Отсутствие документов, ошибки – все это во время первой же проверки налоговыми органами приведет к штрафам, пеням и дополнительному начислению пени.

  • Удаленная работа

Удаленная работа тесно связана с непрерывным сотрудничеством с поставщиками, клиентами и подрядчиками. К примеру, компании, занятые в логистике, ритейле, обязаны своевременно и бесперебойно осуществить поставки. Наиболее сложной является реализация процедуры обмена документами, вынуждающей всю команду работать в распределенном режиме, чаще выполняя курьерскую доставку между персоналом, а затем и по адресу клиента или поставщика.


  • Недобросовестные контрагенты

Если по мнению заказчика работы были выполнены не в полном объеме, либо недостаточно качественно, он получит право на отказ от подписания акта до тех пор, пока не будут устранены все недостатки. Причем до тех пор, пока стороны не придут к согласию относительно стоимости работ, отражать их стоимость в учете нельзя. Соответственно, включить их в налогооблагаемую базу по УСН, НДС и прибыли тоже не разрешается.

Что делать, если услуги были оказаны в полном объеме и оплачены, но акт все равно не подписывают? Лучше уведомить заказчика и попросить заверить документ. Вполне вероятно, что контрагенту не хочется тратить время на «заморочки» и бумагами, полагая, что сам факт перечисления денежных средств уже является достаточным.

Тем не менее, пока нет акта, перечисленные средства являются, по сути, авансом, который заказчик в любой момент может потребовать назад, ведь без акта выполненных работ подтверждения тому, что работы исполнителем выполнены, не существует. Более того в случае документарной налоговой проверки, исполнитель не сможет подтвердить факт совершения операции.

Системность и автоматизация снижают риски

Процедура отражения операций в учетной документации начинается с того, что бухгалтер вносит первичные документы в электронный документооборот. Если проводится ручной ввод, тут надо проявить особую бдительность. В частности, при регистрации операций по покупке товаров, заказе услуг и работ. Влияет и количество первичных документов, степень загруженности бухгалтерии в «горячий» период и ряд других факторов.

Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.

Так, например, при интеграции бухгалтерского программного обеспечения с банком можно создать электронный документооборот – схему автоматического разнесения бухгалтерской выписки, оперативного формирования платежек с последующей отправкой в интернет-банкинг, где клиент должен только проставить свою подпись. Вместо усердного переноса данных, бухгалтеру хватит только контроля правильности заполнения формы и совершения проводок.

Благодаря переходу на электронный документооборот бизнес способен контролировать каждый процесс документооборота внутри организации, обеспечить безопасность, минимизировать затраты времени на обмен документами. Если компания имеет правильно настроенный документооборот, это беспрепятственно даст возможность взаимодействовать с рядом контролирующих органов. На данный период времени удобно пользоваться электронными больничными листами, передавая информацию о них в ФСС.

Руководитель должен объяснить своему персоналу, насколько важно своевременно получать первичку для подготовки отчетности. Пропишите санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Договоритесь о едином канале передачи сканов, чтобы оперативно заводить документы в учет.

Вы будете гораздо быстрее получать подписанные электронные счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД.

Подробнее о сервисе электронного документооборота Диадок:

Перейти на ЭДО просто

Благодаря сервису электронного документооборота Диадок можно мгновенно загрузить новый документ или создать его с нуля, заверить при помощи квалифицированной электронной подписи с последующей передачей контрагенту. На момент передачи сервис «Диадок» выполнит проверку КЭП и документа на предмет соответствия требованиям. Завершение документооборота происходит после отказа в подписи или ее проставки.

b-03.jpg

При необходимости можно интегрировать Диадок с учётной системой, например, с 1С, после чего все документы в формате xml будут отправляться автоматически.

После отправки документа вы можете отслеживать его статус: получен, подписан или отклонен. Таким образом, вы всегда будете уверены, что отчитались вовремя, или в случае необходимости сможете оперативно связаться с теми, кто отказался подписывать.

Заполните форму обратной связи, наш менеджер свяжется с вами и проведёт презентацию основного функционала по электронному документообороту с контрагентами.

Получить КП по электронному документообороту Диадок

Оставьте контакты, чтобы мы подобрали оптимальный тариф и удалённо продемонстрировали возможности сервиса Диадок

Менеджер свяжется с вами в рабочее время: будни 9:00-18:00 (Мск). Ни одно обращение не останется без внимания.

Все статьи

Теги: Электронный документооборот

Спасибо за ваше обращение.

Менеджер свяжется с вами по контактному телефону, указанному в заявке, в рабочее время.